Waarom CactusSoft Voorstellen voorbereidt
CactusSoft is een Belgisch nearshoring softwareontwikkelingsbedrijf dat full-cycle diensten levert voor de West-Europese markt. Een van de belangrijkste doelstellingen is het vergroten van de winst. CactusSoft kan de winst op twee manieren verhogen:
- Onze bestaande activiteiten efficiënter uitvoeren, en
- Ons bedrijf verder ontwikkelen.
Deze keer zullen we ons niet concentreren op hoe we de efficiëntie van ons bestaande bedrijf kunnen vergroten, maar eerder stilstaan bij wat we doen om ons bedrijf verder te ontwikkelen.
Om ons bedrijf te ontwikkelen, trekken we nieuwe klanten en projecten aan. Een van de meest voorkomende benaderingen is het aanbieden van diensten aan onze bestaande en potentiële klanten. In ons vakgebied bieden wij diensten vooral aan via offertes.
Wat is een voorstel?
Over het algemeen is een voorstel een gevraagd of ongevraagd plan dat door de ene partij is opgesteld om bepaalde goederen of diensten aan (of van) een andere partij te leveren (of te kopen). In tegenstelling tot een aanbod is een voorstel geen belofte of verbintenis. Als het echter door de andere partij wordt aanvaard, wordt van de indiener verwacht dat hij dit doorzet en onderhandelt over de totstandkoming van een bindend contract. Indien ingediend als reactie op een verzoek tot het indienen van voorstellen (RFP), vormt dit normaal gesproken een bod.
In de context van het artikel is een voorstel een reeks artefacten die ons zakelijke aanbod, onze technologische stack, onze budgetschatting en de manier waarop we waarde voor de klant gaan toevoegen, volledig beschrijven.
Wat is een goed voorstel?
Het ultieme doel van een voorstel is om een nieuw project te starten Dat zal ons in staat stellen meer winst te maken, tenminste op de middellange of lange termijn, en het zal ons ook in staat stellen een zakelijk partnerschap op lange termijn op te bouwen.
Een goed voorstel is een voorstel waarmee we dit doel kunnen bereiken.
Soorten voorstellen
Alle voorstellen zijn uniek, maar sommige hebben een aantal dingen gemeen.
Voorstel overeenkomsten
De belangrijkste gemeenschappelijke elementen bij het voorbereiden van voorstellen, die steeds meer invloed hebben op uw werk, zijn: strikte deadlines en, als gevolg daarvan, een zeer hoge snelheid van werken. Uw werk is dus bovenal gebonden aan tijdslimieten.
De reden hiervoor is dat we in de meeste gevallen een voorstel voorbereiden terwijl we concurreren met andere bedrijven, en dat de klant meestal een specifieke datum vaststelt waarop alle leveranciers hun voorstellen moeten indienen.
Om binnen de termijnen te blijven, moet u speciale aandacht besteden aan enkele zeer belangrijke elementen:
- Kwalificaties van uw teamleden
- Beheer van afhankelijkheden, vooral de externe
- Snelheid van werken en besluitvorming.
Voorstelverschillen
Ondanks veel overeenkomsten kan de voorbereiding van voorstellen aanzienlijk verschillen van project tot project. And when you prepare your proposal, please take into account the peculiarities of your case.
De meest typische classificaties van voorstellen zijn als volgt:
- Doelen
- Ontwikkeling en implementatie van een nieuw product vanaf nul
- Het verlenen van een dienst (d.w.z. een testdienst, de derdelijnsondersteuningsdienst, enz.)
- Wijziging/ontwikkeling van het bestaande product of de bestaande dienst (d.w.z. de toevoeging van P2P-overdrachten naar de Internet-Client-Bank, wijziging van een coderingsalgoritme, migratie van een frontend-systeem van PHP naar JS).
- Ingangen
- Officieel (RFP– aanvraag tot voorstel, Offerteaanvraag– offerteaanvraag, RFI– verzoek om informatie)
- Informeel (e-mail/bellen naar accountmanagers van de klanten)
- Uitgangen
- ‘Klassiek’ voorstel (een reeks documenten waarin onze visie (technisch, organisatorisch), financiële voorwaarden en andere informatie worden beschreven
- Klikbaar ontwerp
- Werkend prototype
- Number of stages
- Eén fase
- Verschillende fasen
- Bekendheid met de cliënt
- Nieuwe klant
- Bestaande klant
Voorstelworkflow
Fase 1. Resultaten definiëren
Belangrijkste stappen
- Verzamel en analyseer heel voorzichtig alle voorstelgerelateerde informatie die u heeft ontvangen
- Communiceren met de klant
Het is erg belangrijk om te garanderen dat u alle documentatie-updates van de klant ontvangt en er geen enkele mist. In uw communicatie met de klanten is het belangrijkste dat u hun problemen en context volledig en correct begrijpt. Dit komt omdat hoe beter u inzicht heeft in de zakelijke uitdagingen van uw klant, hoe beter de oplossing is die u kunt voorstellen.
Het is ook belangrijk om de specifieke kenmerken van de achtergrond van de klant te begrijpen om uw voorstel passend te makenbeter:
- Probeer alles te weten te komen over uw toekomstige gezamenlijke werk.
- Krijgt u toegang tot belanghebbenden? Aan gebruikers?
- Hoe werkt de interne IT-afdeling? Hebben ze formele processen? Welke benaderingen (waterval, Agile of andere) gebruiken ze? Hoe zit het met de infrastructuur (testomgevingen, een coderepository, externe toegang tot hun netwerk)?
- Werken andere leveranciers met deze klant? Hoe werken ze samen?
- Ontwikkel een één duidelijke lijst met alle deliverables en alle vereisten voor elk leverbaar product
- Spreadsheet met
- Zakelijke doelen en deadlines
- Technische en softwarebeperkingen
- Aannames
- Technisch oplossingsvoorstel
- Functielijst met gebruikersrollen, beschrijvingen en aannames
- Frontend WBS (work breakout structure) schatting (en BE, iOS, Android dienovereenkomstig)
- Zakelijke WBS-schatting
- WBS-schatting testen
- Ontwerp WBS-schatting
- Potentiële risico’s en mitigatieplan
- Projecttijdlijn
- Voorstel presentatie
- Kostenvoorstel
- Spreadsheet met
Fase 2. Planning
- Beman uw RFP met mensen die over alle vereiste vaardigheden beschikken.
Bij CactusSoft worden technische leads, als de meest ervaren en bekwame specialisten, toegewezen aan RFP-schattingen.
- Beheer risico’s
Elk project moet risicomanagement hebben. Besteed speciale aandacht aan alle risico’s die de tijd beïnvloeden en vertragingen kunnen veroorzaken:
- Beheer externe afhankelijkheden zeer zorgvuldig.
- Om risico’s aan te pakken, moet u tijdreserves expliciet in uw plan opnemen.
Fase 3. Hardlopen
Voorstelalgoritme
- Maak een chat aan en voeg alle RFP-deelnemers toe.
- Plan een RFP-kick-offbijeenkomst.
- Definieer tijdens de kick-off meeting het actieplan en de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.
- Stel een deadline in voor elke fase van de RFP.
- BA maakt een WBS (feature list) aan.
- Tech-leads schatten de WBS in, waarbij ze alle aannames en risico’s meenemen.
- PM valideert de schattingen.
- PM maakt een projecttijdlijn.
- PM werkt de voorstelpresentatie bij.
- PM stuurt uit
1) WBS met schattingen
2) Tijdlijn
3) Presentatie aan de verantwoordelijke accountmanager.
Fase 4. Levering
De voorgestelde artefacten worden aan de klant geleverd.
Fase 5. Wachten op de resultaten
Meestal kost het enige tijd aan de kant van de klant om alle ontvangen voorstellen van alle leveranciers te overwegen en een beslissing te nemen. In sommige gevallen kan de opdrachtgever aanvullende informatie bij u opvragen. Vergeet niet uw team te bedanken en hen het resultaat te vertellen.
Als u een idee of een digitale uitdaging heeft waarmee wij u kunnen helpen, neem dan contact op met CactusSoft op [email protected] om het te bespreken.
