In de vorig artikel, bespraken we de uitbesteding van ontwikkeling en de soorten daarvan: out-staffing, beheerde teams en ontwikkeling van aangepaste software. Vandaag onze collega Mariam Roestamyan, Business Analyst bij CactusSoft, vervolgt dit onderwerp en presenteert u twee veelvoorkomende soorten contractuele overeenkomsten: Vaste prijs en Tijd en materiaal. Dit overzicht kan handig zijn als u een ontwikkelingspartnerschap wilt opzetten en een goed samenwerkingsformaat moet kiezen.
Laten we ter inleiding even samenvatten welke elementen tijdens elk project moeten worden beheerd en dus in de overeenkomst moeten worden weerspiegeld:
- Scope: de reeks activiteiten die nodig zijn om het doel van het project te bereiken
- Tijd: de projectplanning.
- Kosten (budget): de financiële beperking van het project
Omvang, tijd en kosten zijn variabelen die elkaar beïnvloeden; fluctuaties in de ene kunnen veranderingen in de andere veroorzaken.
Daarnaast willen we de volgende 3 elementen benadrukken, die ook cruciaal zijn en als de kern van het project moeten worden beschouwd:
- Kwaliteit: criteria en maatstaven waaraan materiële of immateriële output moet voldoen.
- Risico’s: een potentiële gebeurtenis die kan plaatsvinden en de normale voortgang van het project kan beïnvloeden.
- Voordelen: enkele voordelen of winsten die de partijen zullen krijgen.
Zoals u kunt raden, zullen alle genoemde elementen rechtstreeks van invloed zijn op het type samenwerking, dus denk er bewust over na terwijl u contracten sluit voor het uitbesteden van ontwikkelingspartners.
Om de introductie af te ronden, willen we graag een definitie geven van elk van de twee soorten contracten waar we het vandaag over zullen hebben.
- In een vaste prijs contract zijn alle drie de beperkingen, reikwijdte, tijd en budget, vooraf overeengekomen en vastgelegd. Over het algemeen wordt bij dit type contract een ontdekkingsfase verwacht. Hierdoor kunnen we de reikwijdte gedetailleerd definiëren en de meeste risico’s blootleggen. Op basis daarvan worden het budget en de tijdlijn vastgesteld.
- In een tijd en materiaal contracttype liggen bepaalde parameters vast, namelijk de kosten van alle betrokken middelen, en de kosten van bepaalde tools & materialen. De reikwijdte is gedefinieerd maar niet vast, dus budget en timing zijn niet eveneens in de steen gebeiteld. In sommige gevallen kan er een maximaal budget of een uiterste deadline worden vastgelegd, wat ertoe kan leiden dat er bepaalde keuzes worden gemaakt om het budget of de planning veilig te stellen
Overzicht vaste prijsbenadering
De Fixed Price-aanpak is een vrij strikte manier van werken. Dit heeft zijn eigen voor- en nadelen. Ik wil uw aandacht op enkele ervan vestigen.
Het eerste positieve is dat, aangezien het budget vastligt, u uw algehele jaarlijkse budget en cashflow vooraf kunt plannen. In de tweede plaats heeft u een exacte einddatum van het project. Het is zo nuttig voor strategische planning, vooral als er enkele afhankelijkheden zijn! Als u bijvoorbeeld enige marktactivatie wilt vóór de lancering van het project, kunt u met een contract met een vaste prijs vooraf plannen maken, zelfs zonder te wachten tot het einde van de ontwikkeling. Ten slotte vereist dit projecttype minder beheerinspanningen aan de klantzijde op het gebied van budget- en tijdlijnopvolging. Omdat de projectresultaten vooraf zijn overeengekomen, valt de exacte oplevering onder de verantwoordelijkheid van het ontwikkelingsbedrijf. In CactusSoft gebruiken we bijvoorbeeld verschillende tools, zoals bottom-up budgettering, burn-down charts, kostenbeheersing en optimalisatie enz., om aan het budget en de deadline te voldoen.
Er kunnen zich onverwachte situaties voordoen, zoals drastische marktveranderingen. Bij vaste samenwerkingen zijn wijzigingsverzoeken de enige oplossing voor afwijkingen. Dit gebrek aan flexibiliteit resulteert echter vanaf het begin van het project in een strenge wijzigingsaanvraagprocedure, wat leidt tot hoge kosten en meer tijd en administratieve inspanningen. Belangrijke wijzigingen in de reikwijdte vormen met name een risico op budget- en planningsoverschrijdingen, met mogelijk onbeperkte boetes. Bij CactusSoft beperken we risico’s door een agile werkstijl. Wij raden vaak de Time & Materiaal met CAP-projectaanpak om het aanpassingsvermogen te vergroten.
Als we de specifieke kenmerken van projecten met een vaste prijs bespreken, is het van cruciaal belang om de noodzaak van een ontdekkingsfase te benadrukken. Deze fase, essentieel voor het definiëren van de reikwijdte en risico’s, kan aan de kant van de klant plaatsvinden of in samenwerking met de ontwikkelingspartner (tegen betaling). Na de ontdekking worden via onderhandelingen de reikwijdte, het budget en het plan vastgesteld. Het niet vaststellen van kwaliteitseisen tijdens deze fase brengt een aanzienlijk risico met zich mee, wat mogelijk kan leiden tot afwijzing van de klant en waardoor de leverancier gedwongen wordt dure reparaties uit te voeren en boetes te betalen.
OnfGelukkig kan de ontdekkingsfase, waarbij verschillende zakelijke en technische rollen betrokken zijn, tijdrovend en duur zijn. Het resulteert in gedetailleerde eisen en vaak prototypes of ontwerpen. Ondanks de investering vooraf voordat het project van start gaat, blijken deze uitgaven waardevol. Zelfs als de klant besluit niet verder te gaan, helpen de verkregen inzichten risico’s te identificeren en verdere verliezen en potentiële frustraties als gevolg van een onvoltooid project te voorkomen.
Overzicht tijd- en materiaalbenadering
De Time and material (T&M)-benadering legt de nadruk op flexibiliteit. Het maakt scopewijzigingen tijdens de projectimplementatie mogelijk, waardoor contractonderhandelingen en -creatie eenvoudiger worden en de bijbehorende kosten worden verlaagd. In tegenstelling tot contracten met een vaste prijs vereisen T&M-projecten bij het begin van het project geen uitgebreid gedetailleerde reikwijdte, waardoor de noodzaak van een afzonderlijke ontdekkingsfase wordt overgeslagen. Dit versnelt de projectinitiatie. Bovendien faciliteert T&M snelle toevoegingen van middelen zonder langdurige onderhandelingen of contractwijzigingen, waardoor de ontwikkeling wordt versneld. Belangrijk is dat de kosten voor de klant voor hetzelfde werk doorgaans lager zijn dan bij een contract met een vaste prijs, omdat risicobeperking niet in de prijs is gebundeld.
Een bijkomend probleem is de onzekere tijdlijn in tijd- en materiaalcontracten, wat leidt tot potentiële problemen bij de toewijzing van middelen en productiviteitsverlies. Bij CactusSoft pakken we dit aan met on-demand resourceplanning en specialistische buffers. Een ander, minder voor de hand liggend probleem is de behoefte aan een hoog niveau van vertrouwen in T&M-samenwerkingen, omdat een laag vertrouwensniveau het risico op geschillen tijdens de oplevering of acceptatie van projecten kan vergroten.
Het garanderen van een goed gedefinieerde samenwerkingsaanpak vanaf het begin van het project is van cruciaal belang om onjuiste leveringen en daaropvolgende geschillen te voorkomen. Het is ook essentieel om de bedrijfsorganisaties aan beide kanten te begrijpen en verantwoordelijke personen te identificeren. Onduidelijke organisatiestructuren kunnen een snelle escalatie en een vroegtijdige oplossing van problemen in de weg staan. Om dit risico te beperken, benadrukken we bij CactusSoft de rol van robuuste projectmanagers die toezicht houden op de scope, prijs en budget en fungeren als brug tussen de klant en het projectteam.
Conclusie
Om het gesprek over deze twee contracttypen te hervatten, wil ik u voorzien van twee kleine checklists, die uw beslissing over welk type samenwerking u moet kiezen, zullen vereenvoudigen.
Lees onderstaande punten. Als u de meeste projecten kunt aanvinken, dan is een project met een vaste prijs uw beste optie.
- De reikwijdte is zeer duidelijk en goed gedefinieerd; er worden geen wijzigingen verwacht.
- Op basis van deze omvang is het mogelijk om de hoeveelheid werk en de tijdsduur nauwkeurig in te schatten.
- De acceptatieprocedures en acceptatiecriteria kunnen door beide partijen expliciet worden overeengekomen.
- Het risico wordt gedefinieerd als risico en de omvang van de afwijking is beperkt.
- De complexiteit van het project is vrij laag.
Als u het volgende punt kunt aanvinken, is de keuze voor een Tijd- en Materiaalaanpak geschikter voor u:
- Er is onvoldoende informatie beschikbaar om bij aanvang van het project de scope te bepalen.
- Er worden veranderingen in de eisen verwacht.
- De complexiteit van de ontwikkeling is vrij hoog.
- De risico’s zijn niet duidelijk in kaart te brengen.
Concluderend heeft dit artikel twee veelgebruikte projectbenaderingen onderzocht, namelijk vaste prijs- en tijd- en materiaalcontracten, met als doel hun specifieke toepassingen te verduidelijken. Het volgende artikel gaat dieper in op gedetailleerde onderzoeken van tijd en materiaal met limiet, vaste prijs + T&M, vaste vergoeding (T&M) met incentives, risicobeloningen en inkomsten, en contracttypen met gedeeld risico, elk afgestemd op specifieke gevallen.
