“Als je twintig leidinggevenden in een kamer zet en hen vraagt ‘digitaal’ te definiëren, krijg je gegarandeerd twintig verschillende antwoorden”, zegt Anand Eswaran, Corporate Vice President van Microsoft Services en Microsoft Digital. Dat is de realiteit: de leiders van de meeste bedrijven voelen zich overweldigd door technologie en weten niet zeker waar ze moeten beginnen of hoeveel geld en tijd ze aan digitale transformatie besteden.
Over de kwesties hoe technologie in het hele bedrijf kan worden geïntegreerd, wat digitale transformatie vereist en waarom digitaal verder gaat dan technologie, spraken we met Soumyasanto senator, een duizendjarige leider, adviseur, evangelist en investeerder in HR-technologieën, die zich momenteel richt op AI-gedreven people analytics, digitale strategieën, blockchain en digitale HR-transformatie.
Soumya is gepassioneerd door ondernemerschap en is ook medeoprichter en lid van de adviesraad van HRTech Conscience Delité Advies & Partners.
“Degenen die zich niet aanpassen aan de digitale transformatie zullen falen”
– Digitalisering wordt een essentieel onderdeel van een bedrijfsstrategie, maar om eerlijk te zijn: voor een aanzienlijk deel van de ondernemers en HR-professionals is digitalisering slechts een modewoord. Wat doet tenslotte een Digitale Transformatie van een werkplek betekent voor een bedrijf?
Digitalisering kan het bereik van organisaties vergroten, managementbeslissingen verbeteren en de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten versnellen. Tegelijkertijd kan de buitensporig snelle adoptie van technologieën traditionele bedrijfsmodellen ontwrichten. Bedrijfseigenaren zijn in gelijke mate verantwoordelijk voor een succesvolle digitale transformatie.
De uitdaging van de digitalisering is niet het verwerven van vaardigheid in digitale technologieën; in plaats daarvan moet het management de omstandigheden en de cultuur creëren die nodig zijn om een transformatie naar een digitaal volwassen organisatie mogelijk te maken. Leiders en HR-professionals moeten mensen (klanten, leveranciers, werknemers) ook helpen de juiste mentaliteit aan te nemen om al deze veranderingen door te voeren. De echte waarde van Digitale transformatie voor HR is dat het de hele organisatie in staat stelt creatief te denken.
Voor mij is digitalisering dus meer dan een modewoord, en het is zeker een essentieel onderdeel van bedrijfsstrategieën. Er is geen alternatief voor digitale transformatie. Visionaire bedrijven zullen nieuwe strategische opties voor zichzelf bedenken; bedrijven die zich niet aanpassen, zullen falen.
De digitale werkplek wordt ook beschouwd als een bedrijfsmiddel. De digitale werkplek omvat alle technologieën die mensen gebruiken om werk gedaan te krijgen op de hedendaagse werkplek. Het varieert van HR- en kernbedrijfstoepassingen tot e-mail, instant messaging, zakelijke sociale mediatools en virtuele vergadertools.
Volgens Deloitte bestaat het raamwerk voor de digitale werkplek uit vier lagen, die de volgende componenten omvatten, weergegeven in het onderstaande diagram:
Volgens Deloitte draait het bij de digitale werkplek allemaal om het vermogen van werknemers om hun werk te doen door samen te werken, te communiceren en verbinding te maken met anderen.
Technologie maakt de digitale werkplek mogelijk. Elke organisatie beschikt al over een toolbox voor de digitale werkplek met verschillende tools. Afhankelijk van uw sector en zakelijke behoeften variëren de tools die nodig zijn om uw digitale werkplek te ondersteunen. De sleutel is om de juiste hulpmiddelen te gebruiken waarmee uw medewerkers hun werk kunnen doen.
Een effectief gebruik van technologie op de digitale werkplek wordt ondersteund door passende controles. Dit betekent dat men de digitale werkplek moet ondersteunen met passende bestuursstructuren en managementprocessen.
Zoals bij elk kerninitiatief is het van essentieel belang dat het bedrijfsleven de digitale werkplek stimuleert. Om de nodige voordelen te kunnen opleveren, moet de richting van uw organisatie de richting van uw digitale werkplek bepalen.
Over digitale HR-strategieën en een diepgaande verandering in gedachten
– Uit welke fases bestaat de digitale transformatie? Welke stappen zijn het belangrijkst en vereisen bijzonder veel aandacht?
Voor alle duidelijkheid: investeren in technologie is niet hetzelfde als digitale transformatie. De meeste bedrijven investeren nu in nieuwe tools, applicaties, platforms en diensten. Deze maken ze technisch mogelijk, maar dat betekent niet dat bedrijven daadwerkelijk transformeren in een digitale economie. Bij digitale transformatie wordt technologie gedreven door een doel, en dat doel is bedoeld om het bedrijfsleven opnieuw vorm te geven.
Gebaseerd op het onderzoek van bedrijven als Cognizant en Altimeter, zijn er zes belangrijke fasen in veel organisatiesaties gaan door in hun digitale transformatie. Maar dit betekent niet dat iedereen deze volgorde moet volgen.
Digitale Transformatie stelt mensen in staat na te denken en te transformeren. Digitale transformatie gaat over het vermogen van de organisatie, en dus over de geest van mensen, om zich niet alleen aan te passen aan veranderingen, maar ook om verandering en innovatie te stimuleren, waardoor de organisatie diep in haar behoeften, waarden, doel en missie kan duiken.
Digitale transformatie is niet alleen een schitterende nieuwe technologie; het is een nieuwe manier van organiseren, communiceren met klanten en werknemers, en het opbouwen van netwerken van expertise en vertrouwen – door samenwerking en samenwerking – en sneller, beter en slimmer werken dan ooit tevoren.
Het omarmen van de digitale wereld en het implementeren van technologische transformaties begint niet noodzakelijkerwijs met technologie. Ze beginnen eigenlijk met een diepgaande verandering in de mentaliteit, een evolutie in de manier waarop we de wereld zien. Digitale strategie speelt hierbij een belangrijke rol.
Digitale HR-strategieën of HR-technologiestrategieën zou feitelijk de algemene strategische doelstellingen van de organisatie moeten ondersteunen, en HR moet eigenaar worden van de digitale strategie en ervoor zorgen dat deze aansluit bij de HR-strategie, die op zijn beurt moet aansluiten bij de bedrijfsstrategie. Bovendien moet het meer dan alleen efficiëntie en effectiviteit benadrukken als drijfveer voor de adoptie van technologie, en oplossingen kiezen die toekomstige groei en flexibiliteit mogelijk maken, terwijl de nadruk ligt op het inzetten van oplossingen die voldoen aan de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie.
Drijfveren die digitale strategieën voor HR kunnen leiden zijn (bekijk Digital Strategy in HR World):
Welke voordelen verwachten bedrijven van nieuwe HR-technologie?
– Het is een gangbare praktijk om de voordelen van nieuw te identificeren HR-technologie voordat het implementatieproces begint. Maar welke voordelen moeten in de lijst worden opgenomen?
Door de juiste technologie te selecteren kunnen HR-afdelingen en professionals eenvoudiger, snellere en slimmere gebruikersinterfaces leveren, als onderdeel van een HCM-systeem. Hierdoor kunnen organisaties productiviteit en betrokkenheid centraal stellen in het proces, wat op zijn beurt de loyaliteit van medewerkers moet bevorderen.
De grote investeringen in HR-technologieoplossingen zijn tijd, geld en energie. Wanneer u een HR-technologietransformatie overweegt, moet u rekening houden met de volgende voordelen:
Eenvoudig beheer en delen van informatie
Met goede HR-technologie kan informatie, zowel geschreven als uitgezonden, sneller en met minder middelen worden gedeeld. Het moet ook een eenvoudig beheer mogelijk maken, waardoor er geen dubbele of driedubbele invoersystemen meer nodig zijn en de noodzaak om grote hoeveelheden papierwerk in te dienen wordt verminderd.
Grotere productiviteit
Een beter HR-systeem kan echte productiviteitsvoordelen opleveren, aangezien de adoptie van innovatieve tools leidt tot optimalisatie van het personeelsbestand, concurrentievoordeel en grotere klanttevredenheid. Productiviteit is essentieel voor de werknemers, werkgevers, de organisatie en de economie, die hier allemaal van zullen profiteren.
Lagere kosten
Afgezien van de minder tastbare kosten zoals efficiëntie of productiviteit, zal goede HR-technologie echt geld besparen; vooral in het tijdperk van cloud computing wordt kostenreductie beschouwd als een van de belangrijkste voordelen van elke HR-technologie.
Verbeterde communicatie
HR-technologieën moeten werknemers de mogelijkheid bieden om hun werk te doen door samen te werken, te communiceren en contact te maken met anderen betrokkenheid van medewerkers en daardoor de prestaties verbeteren.
Analyses focussen
Analytics gaat niet langer over het vinden van interessante informatie en het identificeren ervan voor managers. Nu worden gegevens gebruikt om elk onderdeel van een bedrijfsvoering te begrijpen, en worden analytische hulpmiddelen ingebed in de dagelijkse besluitvorming over de bedrijfsvoering. HR-analytics spelen hierbij een cruciale rol.
Er zijn nog veel meer voordelen, naast het gemak van een HR-systeem dat online toegankelijk is voor medewerkers en managers, zijn dit onder meer:
- Mobiel gaan voor continue bereikbaarheid
- Helpen met consistentie
- Zorgen voor compliance en privacy
- Verbetering van de gebruikerservaring
De redenen waarom zoveel implementaties van HR-technologie mislukken
– Hoe lang duurt het implementatieproces voor bedrijven van verschillende typen? Is het eerlijk om te zeggen dat de digitalisering van workflows een nooit eindigend proces is?
Digitale transformatie is geen resultaat; zijn complexe maar zich ontwikkelende reis. Ik denk niet dat iemand dat heeft gedaanIedereen kan beweren dat ze het einde van het digitale transformatieproces hebben bereikt. De meeste zijn nog maar net begonnen; sommige zijn zelfs nog niet eens begonnen.
Volgens onderzoek van MIT/Sloan onthulde 63% van de leidinggevenden dat het tempo van de technologische veranderingen in hun organisatie te laag was. In hetzelfde rapport was het meest genoemde obstakel voor digitale transformatie ‘een gebrek aan urgentie’.
“Als ik mensen had gevraagd wat ze wilden, zouden ze ‘snellere paarden’ hebben gezegd.”
Hendrik Ford
In dit digitale tijdperk kun je dus geen vaste tijdlijn geven, omdat het een continu verbeteringsproces is. Digitale transformatie is groot en ook kostbaar. Het omvat alles, van het effectief betrekken van klanten, leveranciers en werknemers, het vormen van nieuwe teams om samen te werken, het afdwingen van procesverbeteringen en innovatie, het optimaliseren van bedrijfsmodellen en het inspireren van nieuwe infrastructuren, enz.
Het is eigenlijk een agile proces, dat uiteraard nooit eindigt als we dat denken. Het proces omvat continu meten, leren en bouwen gedurende het hele traject.
– Waarom denk je dat zoveel implementaties van nieuwe HR-technologie, die tienduizenden euro’s kosten, mislukken?
Organisaties gebruiken honderden, soms duizenden applicaties. Er worden voortdurend nieuwe applicaties ingezet, of het nu gaat om upgrades of vervangingen van oude, verouderde applicaties. Dit brengt allemaal risico’s met zich mee, en als daar geen rekening mee wordt gehouden, mislukken ze. De belangrijkste kwesties van vandaag zijn:
Adoptie is de sleutel tot het succes van producten en diensten.
Het belangrijkste punt is om de verandering te accepteren en je aan te passen aan de transformatie. Als de gebruikers de applicatie niet graag gebruiken of beginnen af te nemen, zullen al uw inspanningen op een ongelukkige manier eindigen.
Gebruikerservaring is tegenwoordig het belangrijkst.
Tegenwoordig zijn de verwachtingen van gebruikers zeer hooggespannen. In hun persoonlijke leven zijn ze eraan gewend dat ze gemakkelijk te leren en te gebruiken technologieën binnen handbereik hebben. Een eersteklas gebruikerservaring is een geweldige manier om gebruikers betrokken en betrokken te houden bij een product in dit digitale tijdperk.
Je mag ook de onderstaande redenen voor een mislukte transformatie niet negeren:
Niet-betrokken belanghebbenden of eigenaren
Elk succesvol HR-technologieproject vereist de actieve betrokkenheid van de juiste belanghebbenden: de besluitvormers en eigenaren van de bedrijfsprocessen die betrokken zijn bij het probleem dat wordt aangepakt, die de juiste beslissingen kunnen nemen en het project naar succes kunnen leiden. Als ze ontbreken of niet betrokken zijn, wordt de kans op mislukking zeer groot.
Gebrek aan relevantie voor het bedrijf
Een veel voorkomende reden voor mislukking is een gebrek aan relevantie voor het bedrijf. Het is niet ongebruikelijk dat een HR-technologieproject zich richt op een onderwerp of gebied dat eigenlijk geen waarde toevoegt aan het bedrijf. Waardetoevoeging is voor elk bedrijf erg belangrijk, vooral als u transformatie overweegt.
Geen maatregelen of behendigheid
Geen enkel ondernemingsbedrijf kan beheren of verbeteren totdat het kan meten. Meet en benchmark dus de bestaande gebruikerservaring van het bedrijf en vergelijk onmiddellijk eventuele variaties wanneer er een wijziging wordt aangebracht. Er is altijd ruimte voor verbetering en het proces moet agile zijn.
Andere redenen zijn onder meer:
- Gebrek aan hooggekwalificeerde teams
- Gebrek aan integratie van nieuwe en bestaande technologieën en data
- Trage en slechte processen
- Verouderde technologieën
- Gebrek aan samenwerking tussen IT en het bedrijfsleven De redenen kunnen per bedrijf verschillen, maar de belangrijkste redenen liggen doorgaans ten grondslag aan het mislukken van transformaties.
Over HR-afdelingen en technische vaardigheden
– Er is een mening dat alleen HR-personeel in HR zou moeten werken. Moet een bedrijf technische mensen in zijn HR-afdeling betrekken voordat een digitale transformatie kan worden gestart?
Het team is de ultieme productiviteitsstructuur binnen elke organisatie en HR moet hier middenin staan, ervoor zorgen dat de juiste persoonlijkheden en vaardigheden vertegenwoordigd zijn en nieuwe methodologieën aansturen om de best mogelijke resultaten te garanderen. Het vergroten van de teambetrokkenheid en -diversiteit, het gebruik van psychometrische beoordelingen, het aanmoedigen van continue prestatiefeedback en het waarborgen van vertrouwen en samenwerking zijn de belangrijkste uitdagingen voor elke teamontwikkeling.
Volgens Bersin zou het hele project het risico lopen jammerlijk te mislukken als HR de bouw-, optimalisatie-, prestatie-, belonings- en erkennings- en methodologische ondersteuningselementen niet ondersteunt.
Dus met betrekking tot de strategie: succesvol concurreren in de nieuwe digitale economie, HR moet:
- Gebruik technologie effectief om zakelijke verplichtingen uit te voeren en de samenwerking met andere afdelingen uit te breiden, waarbij mobiele technologie, analytics, sociale media en de cloud worden geïntegreerd om de overgang naar een strategische rol te vergemakkelijken.
- Houd rekening met het concurrentierisico als u technologie niet gebruikt om bij te dragen aan de bedrijfsstrategie. Organisaties in ontwikkelde economieën adopteren technologie niet zo snel als hun branchegenoten in snelgroeiende economieën en lopen het risico achterop te raken in de mondiale strijd om talent.
- Omarm de transitie naar strategisch denken en het stimuleren van bedrijfsresultaten.
Digitale transformatie zou niet kunnen floreren zonder de integratie van IT en business. Bij de meeste succesvolle digitale transformatieprojecten zijn HR- en technologiemensen samen in één team betrokken. Gebrek aan samenwerking tussen hen leidt zeker tot mislukking.
Eugenia Bereziuk is analist bij Cactus, een internationale organisatie die een volledig scala aan diensten levert die nodig zijn om HR- of bedrijfsprocessen in een bedrijf op te bouwen, aan te passen of te verbeteren. Ze was tien jaar lang verslaggever en redacteur en werkte als hoofd van een financiële afdeling en vervolgens als hoofd van de speciale verslaggevers.
Naast haar voornaamste baan is ze hoofdredacteur van de CactusSoft blog en WISP HR blog, waar bijdragers ideeën bespreken rond technologie, de digitale wereld, human resources en HR-technologie.
Tweet op Eugenia Bereziuk.
